Πώς να υποβάλετε μια απαίτηση επιχειρηματικής ή εμπορικής ασφάλισης με ευκολία

Μέρος της ευθύνης της ιδιοκτησίας μιας επιχείρησης είναι η υποβολή ασφαλιστικών απαιτήσεων. Οι σοβαρές καιρικές συνθήκες, οι φυσικές καταστροφές, οι τραυματισμοί, η κλοπή και η αστοχία εξοπλισμού μπορούν όλα να προκαλέσουν ζημιές στην επιχείρησή σας. Και, αναμφίβολα, η πραγματικότητα του αυξανόμενου κόστους μεταφοράς, οι προκλήσεις των καλλιεργειών και τα συνεχιζόμενα ζητήματα προσλήψεων σάς έχουν δώσει περισσότερα από αρκετά για να τα αντιμετωπίζετε σε καθημερινή βάση.

Είτε αντιμετωπίζετε μια σημαντική δυσκολία είτε ένα μικρό περιστατικό, εσείς — ή το προσωπικό σας — μπορείτε να παίξετε μεγάλο ρόλο στην ομαλή εξέλιξη της διαδικασίας αξιώσεων. Με την προετοιμασία και τη βοήθεια του ασφαλιστή σας, μπορείτε να υποβάλετε την επόμενη απαίτησή σας με σιγουριά και να επαναφέρετε την επιχείρησή σας και να λειτουργήσει πιο γρήγορα. Για να βοηθήσω, συγκέντρωσα πέντε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις αξιώσεις σας με ευκολία.

Κατανοήστε έγκαιρα την ασφαλιστική σας κάλυψη

Προτού συμβεί ζημιά ή συμβάν, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι καλύπτεται και τι δεν καλύπτεται στο ασφαλιστήριό σας. Εάν η γλώσσα φαίνεται ασαφής, επικοινωνήστε με τον αντιπρόσωπό σας. Θα χαρούν να ελέγξουν την κάλυψή σας μαζί σας για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα πώς εφαρμόζεται στην επιχείρησή σας.

Ο τακτικός έλεγχος των σχεδίων σας θα επισημάνει επίσης τυχόν κενά στην κάλυψη που μπορεί να έχετε και θα σας ειδοποιήσει για το χρονοδιάγραμμα που πρέπει να ακολουθήσετε για την αναφορά αξιώσεων.

Επικοινωνήστε με τις αρμόδιες αρχές

Όταν συμβεί το απροσδόκητο — και έχετε αξιολογήσει τη ζημιά και έχετε προστατεύσει τους υπαλλήλους, τους πελάτες και το απόθεμά σας — η διαδικασία ανάκτησης θα πρέπει να ξεκινήσει το συντομότερο δυνατό.

• Σε περιπτώσεις βανδαλισμών και κλοπών: Επικοινωνήστε με τις τοπικές αρχές και υποβάλετε αναφορά. Εάν δεν υπάρχει αναφορά της αστυνομίας στο αρχείο, ορισμένες ασφαλιστικές εταιρείες δεν θα πληρώσουν για τις ζημίες που προκλήθηκαν.
• Εάν ένας υπάλληλος ή ένας πελάτης τραυματιστεί: Ζητήστε ιατρική βοήθεια το συντομότερο δυνατό για λογαριασμό τους. Εάν πρόκειται για σοβαρό τραυματισμό, καλέστε το 911.
• Εάν συμβεί ατύχημα ενώ βρίσκεστε σε εταιρικό όχημα: Μετακινηθείτε σε ασφαλές μέρος και επικοινωνήστε με την αστυνομία. Εάν υπάρχουν σοβαροί τραυματισμοί, καλέστε το 911.

Οι λεπτομέρειες έχουν σημασία, οπότε συγκεντρώστε πληροφορίες και τραβήξτε φωτογραφίες

Αφιερώνοντας χρόνο για να διευκρινίσετε το περιστατικό πριν από την υποβολή της αξίωσής σας, θα σας βοηθήσει να επιταχύνετε τη διαδικασία των αξιώσεων. Δώστε όσες περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες και ελέγξτε ξανά την ακρίβειά τους για να αποφύγετε άσκοπες καθυστερήσεις αργότερα. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη λίστα ελέγχου ως αναφορά:

• Όνομα λογαριασμού και αριθμός πολιτικής
• Ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία του συμβάντος ή της ζημιάς
• Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που αναφέρει το περιστατικό/ζημία
• Αναλυτικός απολογισμός του τι συνέβη και ποιος συμμετείχε
• Αστυνομική έκθεση, αν είχε υποβληθεί

Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι φωτογραφίες και το βίντεο αποτελούν κρίσιμο μέρος οποιασδήποτε διαδικασίας αξιώσεων. Εάν δεν υπάρχουν προβλήματα ασφάλειας ή δεν προκύψουν πρόσθετες ζημιές, τραβήξτε φωτογραφίες και βίντεο πριν κάνετε επισκευές ή καθαρίσετε την περιοχή, ώστε να έχετε μια πιο ακριβή καταγραφή των ζημιών που προκλήθηκαν. Πάντα να τραβάτε περισσότερες φωτογραφίες ή βίντεο από ό,τι νομίζετε ότι θα χρειαστείτε και βεβαιωθείτε ότι η περιοχή είναι καλά φωτισμένη. Με την κάμερα στο χέρι, θυμηθείτε να τραβήξετε φωτογραφίες και βίντεο που καταγράφουν:

• Ο περιβάλλοντας χώρος από ευρεία γωνία
• Η πληγείσα περιοχή από διάφορες γωνίες
• Κοντινό πλάνο της ζημιάς

Επικοινωνήστε με τον ασφαλιστικό σας φορέα για να αναφέρετε την απαίτηση

Αφού καταγράψετε διεξοδικά τις ζημιές και τις λεπτομέρειες του συμβάντος, επικοινωνήστε με τον ασφαλιστικό σας φορέα για να αναφέρετε την απαίτηση. Η πρώτη ειδοποίηση απώλειας (FNOL) είναι η αρχική σας αναφορά στην ασφαλιστική σας εταιρεία και θέτει σε κίνηση τη διαδικασία απαίτησής σας. Είναι σημαντικό να ενεργήσετε νωρίς. Ορισμένες ασφαλιστικές εταιρείες απαιτούν το FNOL εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος βάσει του ασφαλιστικού προγράμματος.

Ο τρόπος με τον οποίο υποβάλλετε την αξίωσή σας μπορεί επίσης να επηρεάσει την ευκολία της διαδικασίας, γι‘ αυτό και αυτές οι συμβουλές μπορούν να είναι τόσο χρήσιμες για εσάς και την ομάδα σας. Ένα τηλεφώνημα στον ασφαλιστικό σας πράκτορα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία πιο γρήγορα. Εάν υποβάλετε την αξίωσή σας μέσω email ή μιας διαδικτυακής πύλης, μπορεί να προσθέσει έως και 48 ώρες για να ξεκινήσει η διαδικασία αξίωσης. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το να βεβαιωθείτε ότι έχετε άφθονη τεκμηρίωση θα σας βοηθήσει.

Ένας προσαρμογέας αποζημιώσεων θα αναλάβει και θα συγκεντρώσει πρόσθετες πληροφορίες για να καθορίσει το ποσό της διευθέτησης της ασφαλιστικής σας αξίωσης μόλις ολοκληρωθεί το FNOL. Ο ρυθμιστής σας θα ζητήσει τις λεπτομερείς πληροφορίες που έχετε συγκεντρώσει σε αυτό το σημείο.

Τεκμηρίωση και παρακολούθηση

Μετά από μια απώλεια, πρέπει να υπερασπιστείτε την επιχείρησή σας. Διατηρήστε καλά αρχεία, δημιουργήστε αντίγραφα των πληροφοριών, φωτογραφιών και βίντεο που συλλέγετε και τεκμηριώστε την αξίωσή σας γραπτώς.

Συμπληρώστε μια αναφορά περιστατικού για την επιχείρησή σας. Εάν αυτό δεν είναι κάτι που κάνατε συνήθως ως μέρος του προγράμματος ελέγχου των απωλειών σας, είναι σημαντικό να το προσθέσετε.

• Καταγράψτε όλες τις λεπτομέρειες του συμβάντος
• Διατηρήστε ακριβές χρονοδιάγραμμα για το πού βρίσκεστε στη διαδικασία αξιώσεων
• Ελέγξτε την αναφορά σας σε σχέση με όσα παρέχει η ασφαλιστική εταιρεία για να εντοπίσετε τυχόν λάθη ή ανακρίβειες
• Ενημερώστε την ασφαλιστική εταιρεία το συντομότερο δυνατό τυχόν αποκλίσεις
• Επικοινωνήστε με την εταιρεία για ενημερώσεις εάν δεν έχουν επικοινωνήσει μαζί σας

Ο ασφαλιστής σας είναι εκεί για να σας βοηθήσει

Μην φοβάστε να βασιστείτε στην τεχνογνωσία του ασφαλιστή σας. Εκπαιδευμένοι επαγγελματίες αξιώσεων θα σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία αξιώσεων και θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποιες ζωτικής σημασίας πληροφορίες χρειάζεστε για να υποβάλετε την αξίωσή σας.

Αν και η διαχείριση αξιώσεων μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία, σίγουρα δεν χρειάζεται να είναι. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να έχετε έναν ασφαλιστικό πάροχο που γνωρίζει την επιχείρησή σας και κατανοεί τον κλάδο σας. Η ασφάλιση σας προστατεύει και σας προσφέρει ηρεμία — όλα αυτά για να μπορέσετε να επιστρέψετε στην επιχείρηση της καλλιέργειας της επιχείρησής σας, της καλλιέργειας καλλιεργειών που αγαπούν οι πελάτες σας και της φύτευσης των σπόρων για ένα ευτυχισμένο εργατικό δυναμικό.