4 πράγματα που πρέπει να υιοθετήσετε για να αλλάξετε τη δουλειά σας προς το καλύτερο

Οι προσδοκίες από τους σημερινούς επαγγελματίες των επιχειρήσεων συνεχίζουν να αυξάνονται με έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο σύγχρονο κόσμο. Οι σωροί τεκμηρίωσης και οι ανάγκες δημιουργίας εγγράφων επιβαρύνουν τον συχνά ήδη μεγάλο φόρτο εργασίας. Ωστόσο, δεν υπάρχει περιορισμένη βοήθεια στη διαχείριση διοικητικών εργασιών. Είτε είστε επαγγελματίας που εργάζεστε σε μια εταιρεία μεγαλύτερου μεγέθους, ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή ελεύθερος επαγγελματίας, υπάρχουν πάντα διαδικασίες εργασίας που πρέπει να βελτιωθούν, χρόνος για να κερδίσετε και πιο αποτελεσματικοί τρόποι για να φέρετε στην οθόνη και στο χαρτί αυτό που χρειάζεται τεκμηριωμένη.

Όταν χειριζόμαστε την καθημερινή μας εργασία, συχνά δεν σκεφτόμαστε πώς θα μπορούσαμε να εργαστούμε πιο αποτελεσματικά και παγιδευόμαστε σε ξεπερασμένες διαδικασίες. Προσπαθούμε να δημιουργήσουμε τα έγγραφά μας με τον πιο απλό τρόπο που γνωρίζουμε – πληκτρολογώντας τα μόνοι μας. Τι θα γινόταν όμως αν μπορούσατε να κάνετε μια μικρή αλλαγή που θα μπορούσε να εξοικονομήσει πολύ χρόνο; Ακολουθούν τέσσερις συνήθειες που θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να υιοθετήσετε στην καθημερινή σας ρουτίνα εργασίας:

1. Χρησιμοποιήστε τη φωνή σας, όχι το πληκτρολόγιό σας

Έχετε ποτέ πληκτρολογήσει για ώρες στον υπολογιστή σας έχοντας την αίσθηση ότι δεν έχετε ολοκληρώσει ούτε μία εργασία; Κάνοντας να φαίνεται ότι δεν υπάρχει τέλος σε αυτά τα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα πρακτικά συνάντησης, τις αναφορές και άλλα έγγραφα;

Η ομιλία είναι τουλάχιστον 3 φορές πιο γρήγορη από την πληκτρολόγηση, ώστε να μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί χρησιμοποιώντας τη φωνή σας αντί του πληκτρολογίου σας για τις ανάγκες τεκμηρίωσης. Εάν εργάζεστε μόνοι σας, επιλέξτε μια λύση που περιλαμβάνει αυτοματοποιημένη μετατροπή ομιλίας σε κείμενο. Αυτό σας επιτρέπει να μιλάτε και είτε να βλέπετε το κείμενο να εμφανίζεται αμέσως στην οθόνη είτε να το χρησιμοποιείτε μετά την εγγραφή της φωνής σας για να δημιουργήσετε ένα πρώτο προσχέδιο εγγράφου. Με το σημερινό λύσεις cloud δεν χρειάζεστε καμία εγκατάσταση και μπορείτε εύκολα να το δοκιμάσετε πριν δεσμευτείτε.

2. Αναλάβετε τη δουλειά πέρα ​​από το γραφείο όπως χρειάζεται

Νιώθετε παγιδευμένοι στην επιφάνεια εργασίας σας όταν έχετε μια κουραστική μέρα – προσπαθείτε να συνδυάσετε επαγγελματική και προσωπική ζωή; Όταν επιλέγετε υβριδικούς τρόπους εργασίας, μπορείτε εύκολα να τα συνδυάσετε χωρίς θυσίες. Είναι τρομακτικό να παίρνετε τα παιδιά σας από το σχολείο αμέσως μετά από μια σημαντική συνάντηση που απαιτεί να ολοκληρωθούν και να διανεμηθούν τα πρακτικά της συνάντησης; Η τεχνολογία φωνής σάς επιτρέπει να επιβιβαστείτε στο αυτοκίνητό σας και να αρχίσετε να υπαγορεύετε στο smartphone σας χωρίς χέρια αυτό που θα πληκτρολογούσατε. Στείλτε την ηχογράφηση σε ομιλία σε κείμενο και μετά την επιστροφή θα έχετε ένα πρώτο προσχέδιο στη λίστα εργασιών μας. Ίσως είστε απασχολημένοι επαγγελματίες ταξιδεύοντας από το ένα μέρος στο άλλο με ελάχιστο έως καθόλου χρόνο για να καθίσετε σε ένα γραφείο; Οι λύσεις υπαγόρευσης για κινητά στο smartphone σας θα είναι εκεί για να καταγράψουν τις πιο σημαντικές σκέψεις και τα λεπτά σας.

3. Μείνετε οργανωμένοι ηλεκτρονικά

Έχετε παρατηρήσει τα χαρτιά να συσσωρεύονται στο γραφείο σας χωρίς συγκεκριμένο σκοπό; Αποφύγετε την απώλεια χάρτινων σημειώσεων κατά τη χρήση φωνητικών σημειώσεων και την παρακολούθηση βασικών πληροφοριών. Όλες οι φωνητικές ηχογραφήσεις, οι σημειώσεις και τα έγγραφά σας αποθηκεύονται σε ένα μέρος. Μπορείτε εύκολα να αποφασίσετε τι χρειάζεται να μετατραπεί σε κείμενο, ενώ άλλες σημειώσεις μπορούν απλώς να διατηρηθούν ως ηχογραφήσεις. Μοιραστείτε την εργασία με συναδέλφους και ομάδες, δώστε προτεραιότητα στις ηχογραφήσεις που πρέπει να μεταγραφούν, διατηρώντας παράλληλα μια εύκολη επισκόπηση των εγγράφων που βρίσκονται σε εξέλιξη.

4. Σταματήστε να σκέφτεστε ότι η υπαγόρευση είναι παλιομοδίτικη

Η υπαγόρευση συχνά συνδέεται λανθασμένα με λέξεις όπως τεράστια εγκατάσταση πληροφορικής, δυσκίνητη εκπαίδευση και έναν παλιομοδίτικο τρόπο εργασίας. Τίποτα όμως δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την πραγματικότητα. Η σημερινή τεχνολογία φωνής και οι λύσεις ομιλίας σε κείμενο προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων. Καθιστούν δυνατό τον συνδυασμό διαφορετικών λύσεων για ηχογράφηση φωνής – από smartphone έως μικρόφωνα και ακουστικά –, μεταγραφή και ομιλία σε κείμενο και επιτρέπουν μεμονωμένες ρυθμίσεις σύμφωνα με τις ανάγκες και τις προτιμήσεις σας. Μπορείτε να εργαστείτε ανεξάρτητα και να φέρετε εύκολα μέλη της ομάδας όπως χρειάζεται. Βρείτε λίγο χρόνο για να εξοικειωθείτε με κάποια βασικά γύρω από την «υπαγόρευση». Μπορείτε να ξεκινήσετε σε χρόνο μηδέν και θα αποδώσει μακροπρόθεσμα, καθώς οι περισσότεροι από εμάς θα μιλάμε πάντα πιο γρήγορα από ό,τι πληκτρολογούμε.

Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε; Οι ειδικοί της Philips Dictation έχουν μεγάλη εμπειρία με διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης και θα σας συμβουλέψουν ευχαρίστως για το τι μπορεί να σας βοηθήσει να είστε οι πιο αποτελεσματικοί. Μην διστάσετε να αφήσετε ένα σχόλιο ή να μας στείλετε ένα email στο [email protected] για να έρθουμε σε επαφή.